WordPress Plugin

Werkplanner
Handleiding

Alles wat u nodig heeft om uw klanten online hun planning te laten bekijken, stap voor stap uitgelegd.

Versie 2.3 Shortcode [werkplanner] Vereist WordPress 5.8+

Inhoudsopgave

  1. Plugin installeren
  2. Instellingen invullen
  3. Categorieën aanmaken
  4. Klanten toevoegen
  5. Wachtwoorden uitleggen
  6. Planningspagina instellen
  7. Beheerderswachtwoord
  8. Wat de klant ziet
  9. Snelstart checklist
  10. Veelgestelde vragen
1

Plugin installeren

De Werkplanner wordt geïnstalleerd als een gewone WordPress-plugin via een ZIP-bestand. U hoeft niets te programmeren.

  1. Log in op uw WordPress-website Ga naar uwwebsite.nl/wp-admin en log in met uw beheerderswachtwoord.
  2. Ga naar Plugins → Nieuwe plugin toevoegen Klik in het linkermenu op Plugins, dan op de knop Nieuwe plugin toevoegen bovenaan de pagina.
  3. Klik op "Plugin uploaden" Bovenaan de pagina verschijnt de knop Plugin uploaden. Klik hierop.
  4. Selecteer het ZIP-bestand Klik op Bestand kiezen en selecteer werkplanner.zip van uw computer.
  5. Klik op "Nu installeren" en daarna "Activeren" Na het uploaden verschijnt de knop Activeren. Klik hierop. De plugin is nu actief.
✓
Klaar? Na activering verschijnt er een nieuw menu-item Werkplanner in uw WordPress-beheerdersmenu aan de linkerkant.
2

Instellingen invullen

Voordat u klanten toevoegt, vult u eerst de basisgegevens in. Zo verschijnt uw eigen logo en bedrijfsnaam op het loginscherm.

Ga naar Werkplanner → Instellingen in het beheerpaneel.

VeldWat vult u in?
Bedrijfsnaam Uw bedrijfsnaam. Wordt getoond op het loginscherm als u geen logo heeft, en in de "Terug naar website" knop.
Logo URL De weblink naar uw logo. Upload het logo eerst via WordPress (Media → Nieuw bestand) en kopieer de URL. Laat leeg om alleen de bedrijfsnaam te tonen.
Website URL Uw website-adres (bijv. https://uwbedrijf.nl). De knop "Terug naar website" gaat hierheen.
E-mail voor meldingen Uw e-mailadres. U ontvangt een bericht elke keer dat een klant inlogt op de planningspagina. Beantwoordt een klant een mail van de planning, dan komt het antwoord ook hier binnen.
Adres van de planningspagina Hier gaat de knop "Bekijk mijn planning" in de mail naar de klant naartoe. Meestal kunt u dit leeg laten: de pagina met [werkplanner] wordt vanzelf gevonden.
Beheerderswachtwoord Een geheim wachtwoord voor uzelf. Hiermee ziet u alle klanten tegelijk. Het wordt versleuteld bewaard, dus u ziet het na opslaan niet meer terug. Laat het veld leeg om het te houden. Zie hoofdstuk 7.

Zo ziet het loginscherm eruit voor uw klant

Uw logo hier

Uw planning bekijken

Vul uw persoonlijke code in
(achternaam + huisnummer)

devries24
Bekijk mijn planning →
💡
Tip: logo toevoegen In WordPress: ga naar Media → Nieuw bestand, upload uw logo, klik op het geüploade bestand en kopieer de "Bestands-URL" onderaan. Plak die URL in het veld Logo URL.
3

Categorieën aanmaken

Categorieën zijn de "groepen" van werk. U deelt uw planning op in zelf gekozen categorieën, zodat klanten precies zien in welk type werk ze staan.

Voorbeelden per vakgebied:

Categorie aanmaken

  1. Ga naar Werkplanner in het beheerpaneel Scroll naar het onderdeel Categorieën.
  2. Typ de naam van de categorie Bijv. Buitenschilderwerk, in het vak "Nieuwe categorie".
  3. Klik op "+ Toevoegen" De categorie verschijnt in de lijst en is meteen klaar voor gebruik.

Categorie hernoemen of verwijderen

In de categorieënlijst kunt u elke categorie hernoemen door de naam aan te passen en op Hernoemen te klikken. Met de knop Verwijderen verwijdert u de categorie inclusief alle klanten die daarin staan.

⚠️
Let op bij verwijderen Als u een categorie verwijdert, worden ook alle klanten in die categorie gewist. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Volgorde aanpassen

Sleep categorieën omhoog of omlaag met het ☰ sleepicoon aan de linkerkant van elke rij. Klik daarna op Volgorde opslaan. De volgorde op de planningspagina volgt automatisch.

4

Klanten toevoegen aan de planning

Elke klant in de planning krijgt een eigen rij. Code en naam zijn nodig, de rest vult u in als het handig is.

VeldUitleg
Code De code (het wachtwoord) waarmee de klant inlogt. Bedenk iets dat de klant makkelijk kan onthouden en uniek is, bijv. devries24 (achternaam + huisnummer). Zie hoofdstuk 5 voor tips.
Klantnaam De naam die de klant ziet als hij ingelogd is. Bijv. De Vries of Familie Bakker.
E-mail Optioneel, onder de klantnaam. Alleen nodig als u de klant een mail wilt sturen bij een wijziging (zie hieronder).
Voortgang % Hoe ver het werk is: van 0 (nog niet begonnen) tot 100 (klaar). Dit wordt als balk getoond aan de klant.
Status Een korte omschrijving van de huidige situatie. Bijv. Wachtrij, In behandeling, Offerte verstuurd, Afgerond.
Verwachte start Optioneel. De dag waarop u verwacht te beginnen. De klant ziet het weeknummer groot en de datum eronder. Ligt de datum in het verleden, dan staat er "Gestart".
Extra tekst Optioneel. Een extra opmerking die alleen voor deze klant zichtbaar is. Bijv. Wacht op materiaallevering.

Klant toevoegen

  1. Scroll naar de categorie Kies de juiste categorie in het gedeelte Planning.
  2. Klik op "+ Klant toevoegen" Er verschijnt een lege rij onderaan de lijst van die categorie.
  3. Vul de gegevens in Code, naam en eventueel e-mail, voortgang, status, verwachte start en extra tekst.
  4. Klik op "Planning opslaan" Onderaan de pagina. Sla altijd op voordat u de pagina verlaat.

Klanten vanzelf op de hoogte houden

Staat er een e-mailadres bij een klant, dan kan de Werkplanner die klant een nette mail sturen met zijn plek in de rij, de status, de verwachte start, zijn code en een knop naar de planningspagina.

💡
Komen de mails niet aan? WordPress verstuurt mail via uw hosting. Komt er niets aan of belandt het in de spam, installeer dan de gratis plugin WP Mail SMTP en koppel hem aan het mailadres van uw bedrijf. Vraag de klant ook even of hij in de map Spam wil kijken.
✓
Privacy Vraag de klant of hij deze mails wil ontvangen en zet dit in uw privacyverklaring. Het e-mailadres wordt alleen in uw eigen WordPress bewaard en nergens anders.

Volgorde aanpassen

De volgorde in de lijst bepaalt wat de klant ziet. Klanten boven de ingelogde klant staan als "In behandeling", klanten eronder als "In de wachtrij". Sleep rijen met het ☰ icoon naar de gewenste positie en sla op.

💡
Klant staat in meerdere categorieën? Dat is mogelijk: geef de klant hetzelfde wachtwoord in beide categorieën. De klant logt één keer in en ziet automatisch alle categorieën waar hij in staat.
5

Wachtwoorden: hoe werkt het?

Elk wachtwoord is de persoonlijke toegangscode van één klant. De klant typt dit in op de planningspagina en ziet dan zijn eigen plek in de planning.

Goede wachtwoorden bedenken

Een goed wachtwoord is makkelijk te onthouden maar moeilijk te raden. De meest gebruikte aanpak:

Voorbeelden van goede wachtwoorden
devries24 Achternaam De Vries + huisnummer 24
bakker7a Achternaam Bakker + huisnummer 7A
smit156 Achternaam Smit + huisnummer 156
jansen2b Achternaam Jansen + huisnummer 2B

U stuurt de code per e-mail of sms aan de klant. Het loginscherm toont de tekst: "Uw code staat in de e-mail van [uw bedrijfsnaam]."

Regels voor wachtwoorden

⚠️
Twee klanten, zelfde naam? Als u twee klanten heeft die toevallig dezelfde naam hebben (bijv. twee gezinnen "De Vries"), geef ze dan een ander wachtwoord. De naam mag hetzelfde zijn, het wachtwoord niet. Anders kan de ene klant de planning van de ander inzien.
6

Planningspagina instellen

De Werkplanner wordt op uw website geplaatst via een shortcode: een korte tekst die WordPress automatisch omzet in de planningsapp.

[werkplanner]

Pagina aanmaken en shortcode plaatsen

  1. Ga naar Pagina's → Nieuwe pagina In uw WordPress-beheerdersmenu.
  2. Geef de pagina een naam Bijv. Planning of Mijn Planning.
  3. Voeg de shortcode toe in de inhoud Klik op het + icoon in de editor, zoek op Shortcode, en typ [werkplanner].
  4. Stel de pagina-opmaak in op "Breed" of "Geen zijbalk" Dit verschilt per thema, maar de planningsapp ziet er beter uit zonder zijbalk.
  5. Publiceer de pagina Klik op Publiceren. De pagina is nu live en klanten kunnen inloggen.
💡
Pagina-link versturen naar klanten Kopieer de URL van de pagina (bijv. uwwebsite.nl/planning) en stuur die samen met het persoonlijke wachtwoord naar de klant.
ℹ️
Elementor, Divi of ander pagebuilder? Voeg een Shortcode-element of Tekst-blok toe aan uw pagina en plak daar [werkplanner] in. Dat werkt met alle gangbare pagebuilders.
7

Beheerderswachtwoord: alles in één oogopslag

Met het beheerderswachtwoord logt u in op de planningspagina en ziet u alle klanten in alle categorieën tegelijk, inclusief hun persoonlijke codes, status en voortgang. Handig als een klant belt en u snel wilt opzoeken waar hij staat.

Instellen

Ga naar Werkplanner → Instellingen en vul een wachtwoord in bij het veld Beheerderswachtwoord. Kies iets wat u makkelijk onthoudt maar wat klanten niet snel raden.

Verschil klantoverzicht vs. beheerdersoverzicht

👤 Klant: De Vries Uitloggen
Buitenschilderwerk
1. Klant 1 In behandeling
2. De Vries U BENT HIER
Status: Ingepland week 24
30% gereed
3. Klant 3 In de wachtrij

Zo ziet de klant het: andere klanten zijn anoniem

🔑 Beheerder: volledig overzicht Uitloggen
Buitenschilderwerk (3 klanten)
1. Pietersen Code: pietersen12
In behandeling
70%
2. De Vries Code: devries24
Ingepland week 24
30%

Zo ziet u het als beheerder: alle namen en codes zichtbaar

8

Wat de klant ziet

Dit is het volledige proces vanuit het perspectief van uw klant:

  1. Klant ontvangt link + code van u Via e-mail of sms stuurt u: "Bekijk uw planning op uwwebsite.nl/planning. Uw code is devries24".
  2. Klant opent de pagina en ziet het loginscherm Uw logo en bedrijfsnaam staan bovenaan. De klant typt de code in en klikt op Bekijk mijn planning.
  3. Klant ziet zijn eigen positie Zijn naam is gemarkeerd met "U BENT HIER". Andere klanten zien ze als anonieme nummers (Klant 1, Klant 2, enz.).
  4. Klant staat in meerdere categorieën? Hij ziet alles Als u dezelfde code in meerdere categorieën gebruikt, toont de planning automatisch alle secties waar die klant in staat.
  5. U ontvangt een e-mailmelding Zodra een klant inlogt, stuurt de plugin een e-mail naar het adres dat u bij Instellingen heeft opgegeven.
💡
Voorbeeldmail aan klant
"Goedemiddag familie De Vries,
Wilt u zien hoe het ervoor staat met uw klus? Dat kunt u bekijken via:
👉 uwwebsite.nl/planning
Uw persoonlijke code is: devries24
Met vriendelijke groet, [uw naam]"
9

Snelstart checklist

Gebruik deze lijst om te controleren of alles klaar staat voordat u de link naar klanten stuurt.

10

Veelgestelde vragen

Hoe krijg ik nieuwe versies?
Vanzelf. Is er een nieuwe versie van WerkPlanner, dan ziet u dat in WordPress bij Plugins, net als bij andere plugins. Klik op Nu bijwerken. Uw klanten, codes en instellingen blijven gewoon staan.
Een klant kan niet inloggen. Wat nu?
Controleer of het wachtwoord precies klopt in het beheerpaneel. Hoofdletters mogen, spaties worden genegeerd. Controleer ook of de planning opgeslagen is na de laatste wijziging. Heeft u de klant toegevoegd maar nog niet op Planning opslaan geklikt? Dan staat de klant nog niet in het systeem.
Ik log in maar zie een lege pagina. Hoe kan dat?
Dit kan twee oorzaken hebben: (1) De klant staat wel in het systeem maar de categorie is leeg of de naam klopt niet. Controleer het beheerpaneel. (2) De klant staat in een categorie maar de voortgang en status zijn nog niet ingevuld. Voeg minimaal een status toe.
Kan ik de planningspagina verbergen voor zoekmachines?
Ja. Stel de pagina in WordPress in als Privé of gebruik een SEO-plugin (zoals Yoast) om de pagina uit zoekresultaten te houden. Klanten met de directe link kunnen de pagina altijd nog bereiken.
Kan ik de plugin op meerdere websites gebruiken?
Ja. De plugin werkt op elke WordPress-website. Installeer hem opnieuw op de andere website en stel de instellingen apart in. De gegevens van de ene website zijn niet zichtbaar op de andere.
Wat als twee klanten dezelfde naam hebben?
Geen probleem: geef ze gewoon een ander wachtwoord. Het wachtwoord bepaalt wie wat ziet, niet de naam. U kunt de namen dezelfde houden in het beheerpaneel.
Kan een klant de planning van iemand anders zien?
Nee. Andere klanten worden getoond als anonieme nummers (Klant 1, Klant 2) zonder naam of wachtwoord. Een klant ziet alleen zijn eigen naam, status en voortgang.
Hoe verwijder ik een klant die klaar is?
Ga naar Werkplanner → Planning, zoek de klant op in de juiste categorie en klik op het ✕ icoon aan het einde van de rij. Klik daarna op Planning opslaan.
Ontvangt de klant automatisch een e-mail als de planning verandert?
Nee. De klant ontvangt geen automatische e-mails. Wijzigingen zijn direct zichtbaar zodra de klant de planningspagina bezoekt. U kunt de klant zelf per e-mail of sms laten weten dat er een update is.